Déclaration du séjour (contribution voyage)
Le nombre croissant des sinistres liés aux voyages a engendré un déséquilibre de notre contrat d’assurance Arcange. Afin de rétablir cette situation et conformément à la décision de l’assemblée générale du Mouvement, depuis le 1er octobre 2023, il est demandé aux adhérents qui s’inscrivent à un voyage ou séjour une «contribution voyage» égale à 1,5 % du prix du voyage ou séjour auquel ils s’inscrivent.
Cette somme doit être collectée par l’association organisatrice puis reversée globalement à la Fédération départementale pour compléter le montant des cotisations qu’elle perçoit déjà dans le système actuel. Avec cette contribution complémentaire voyage, la Fédération départementale pourra alors supporter la hausse du coût de la prime d’assurance et maintenir le même niveau de garanties qu’elle apporte en matière de tourisme.
La contribution est obligatoire pour tout voyage signé avec un opérateur à compter du 1er octobre 2023. Voici la procédure en 7 étapes :
- En s’identifiant dans ce formulaire, l’organisateur du voyage reçoit instantanément un courriel lui précisant le N° du voyage qu’il vient de créer. Il peut ainsi, et lui seul (confidentialité) retrouver à tout moment les éléments qu’il a déjà saisis pour ce voyage, et par exemple, compléter la liste des participants
- La contribution de 1,5% est collectée par l’organisateur du voyage sur le premier acompte versé par l’adhérent qui s’inscrit. La collecte se fait ainsi à mesure des inscriptions
- Le formulaire prévoit également, d’un simple clic, d’«exporter le voyage en pdf». L’organisateur génère ainsi un document imprimable sur lequel figurent, à date, tous les éléments renseignés. À J-7 avant la date de départ du voyage, il édite et envoie ce document déclaratif à sa Fédération, accompagné du paiement correspondant à la contribution voyage globalement collectée.
- En retour, la Fédération délivre à l’association un récépissé de cette déclaration et du paiement de la contribution. Pour toute demande d’annulation ou d’assistance, Mutuaide exigera une copie de ce récépissé de déclaration et vérifiera que l’adhérent était bien inscrit au séjour.
Vous pouvez au choix déclarer votre voyage :
- Directement dans le formulaire au fil de l’eau, en réutilisant le numéro de voyage qui a été attribué à la création
- Depuis un fichier export de Saga (possibilité de compléter ou modifier par la suite si besoin)
- Depuis n’importe quel fichier Excel ou Calc à condition d’y faire figurer les champs suivants et en respectant rigoureusement la composition des intitulés de colonnes :
- Nom
- Prénom
- Numéro adhérent
- Association
- Observation participant
- Prix
- Supplément voyage
Les supports à disposition :
La contribution voyage :
La déclaration voyage :
