Rôle de l'organisateur
Est considérée comme organisateur de séjour (à ne pas confondre avec accompagnateur), toute personne physique ou morale qui :
- En est l’initiatrice (choix de la date, de la destination, du programme) ;
- Et/ou propose la sortie, le séjour ou le voyage à ses adhérents ;
- Et/ou centralise les paiements, même sans encaissement ;
- Et/ou communique et donne des informations relatives à l’organisation à ses adhérents.
En amont du séjour, l’organisateur va :
- Négocier avec les prestataires : partenaires nationaux (conseillé) ou autocaristes locaux ;
- Faire signer les contrats par le président ou l’administrateur désigné par le conseil d’administration ;
- Inscrire les participants (adhérents uniquement) et gérer leurs règlements ;
- Organiser avec l’opérateur une réunion de préparation au voyage ;
- Déclarer le séjour à la fédération départementale
- Donner à l’accompagnateur tous les moyens d’accomplir sa tâche dans de bonnes conditions ;
- Remettre à l’accompagnateur les liquidités ou bons d’engagement (voucher) afin de régler certains prestataires (restaurants lors des transferts, nuits sur place), les pourboires… ;
- Effectuer les démarches auprès de l’assurance pour le remboursement des sinistres éventuels.
En cas de co-organisation :
- La convention qui lie les clubs co organisateurs doit être signée AVANT toute démarche auprès des prestataires et transmise à la fédération départementale au moment de la déclaration voyage ;
- Les contrats avec les prestataires doivent être co-signés de l’ensemble des co organisateurs ;
- Les co-organisateurs sont co responsables de l’inscription des participants, du choix de l’accompagnateur et des démarches en cas de sinistres.
