Les 7 règles de base

1. Une décision de Conseil d’administration

La décision de proposer un voyage ou séjour aux adhérents doit être prise par le Conseil d’administration et consignée dans un procès-verbal de réunion. C’est en effet le Conseil d’administration et son président qui restent, en toutes circonstances, responsables de la bonne organisation du voyage ou séjour proposé aux adhérents.

2. La conformité de vos statuts

L’organisation (ou la revente) de séjours et voyages doit figurer clairement dans l’objet social de vos statuts. Si ce n’est pas le cas, une assemblée générale extraordinaire permettra de modifier les statuts, avant d’organiser le voyage ou séjour.

Si vous décidez d’une co-organisation avec une ou plusieurs autres associations, membres de Générations Mouvement, les statuts des associations partie-prenantes doivent stipuler cette activité dans leur objet social.

3. L’association n’est pas une agence de voyages

Les associations membres de Générations Mouvement bénéficient de l’immatriculation au registre des opérateurs de voyages et séjours détenue par leur Fédération nationale. Elles peuvent donc proposer des voyages et séjours à leurs adhérents en toute légalité.

Mais attention, elles restent des associations loi 1901, à but non lucratif. Pour conserver l’exonération des impôts commerciaux qui s’applique aux associations, il faudra veiller à bien respecter le caractère non lucratif des voyages et séjours et le principe d’une gestion désintéressée. Il sera également important de ne pas concurrencer le secteur marchand en proposant par exemple à moindre coût un voyage également à la vente dans une agence locale proche.

4. Le choix du (des) prestataire(s)

Il est de la responsabilité du Conseil d’administration de s’assurer que le(s) prestataire(s) remplit toutes les garanties avant de s’engager avec lui. Concernant les opérateurs (agences de voyages, autocaristes, etc.) il faut vérifier qu’ils disposent eux aussi d’une immatriculation au registre des opérateurs de voyages et séjours (voir sur le sujet l’article paru dans Tambour Battant N°75 – mars 2023, pages 14 & 15).

Nous rappelons ici que Générations Mouvement dispose de 40 partenaires touristiques (voir rubrique « nos partenaires ») qui présentent ces garanties. C’est une sécurité pour nos associations.

Quel que soit le choix du prestataire, il est indispensable de lire l’intégralité du contrat proposé, qui sera ensuite obligatoirement signé par le président de l’association. En cas de différend, ce sont les clauses qui figurent dans ce contrat signé qui serviront à arbitrer le litige.

Nous vous rappelons aussi qu’un devis n’est pas un contrat.

5. Les inscriptions aux voyages et séjours de l’association

Le responsable dûment mandaté par l’association pour organiser le voyage, peut commencer à remplir le formulaire de déclaration de voyage (voir rubrique « déclaration du séjour ») qui permettra de connaître le montant de la contribution voyage à intégrer au prix de vente du voyage aux adhérents.

L’association peut désormais ouvrir les inscriptions. Bien sûr, seuls les adhérents à jour de cotisation au moment de leur inscription comme le jour du départ peuvent s’inscrire au voyage ou séjour. Les statuts prévoient en effet que les activités de l’association sont réservées aux adhérents.

Selon les termes du contrat qui a été signé par le président, un échéancier (ou des délais) de paiement au(x) prestataire(s) est prévu. Il conviendra de respecter cet échéancier et de gérer rigoureusement les acomptes versés par les adhérents en comptabilité. Tout doit se faire dans la plus totale transparence et la comptabilité doit faire apparaître clairement, pour chaque voyage ou séjour, et chaque adhérent qui s’y est inscrit, l’état des paiements : ce qui a été versé et ce qui reste dû. En veillant bien sûr à affecter les recettes au bon exercice comptable.

6. Les accompagnateurs et les gratuités

Le conseil d’administration, et lui seul, désigne la (ou les) personne(s) qui sera mandatée pour accompagner le voyage. Ce rôle ne peut être donné que sur la base de compétences avérées, car accompagner un voyage ou séjour n’est pas toujours une formalité. L’accompagnateur devra en effet veiller au bon déroulement du voyage ou séjour pour les participants, assurer le lien avec les prestataires, détenir les documents obligatoires liés au voyage (voir rubrique « documents ») et le cas échéant, faire face aux difficultés qui surviendraient (notamment en cas de sinistre).

Rappelons que la Fédération nationale propose un kit de formation pour les accompagnateurs de voyages.

Enfin lorsque le nombre d’inscrits permet d’obtenir des gratuités, il revient également au Conseil d’administration de décider de la meilleure utilisation qui en sera faite. Il peut choisir de répartir les gratuités accordées sur le prix de vente du séjour, ou d’attribuer ces gratuités aux accompagnateurs, tout en gardant en tête le principe de la gestion désintéressée. Dans tous les cas, c’est l’intérêt des adhérents qui doit l’animer, et sa décision doit ici encore être transparente.

7. Le bon réflexe VoyaGemouv

La Fédération nationale a réalisé une application mobile destinée aux organisateurs et accompagnateurs de voyages : VoyaGemouv.
En 5 rubriques, l’application détaille tout ce qu’il faut savoir en matière d’organisation d’un voyage.
L’application gratuite est disponible en téléchargement depuis les magasins Google Play (Androïd) et Apple Store (IOS).